Best practice

Come visto, vi sono diversi fattori che influenzano la deliverability, alcuni dei quali è possibile controllare attuando alcune strategie volte a mantenere una buona reputation del dominio e degli IP in modo che non finiscano nelle blocklist.
Una Blocklist è un DB di fonti note per inviare Spam; sono utilizzati dagli ISP per identificare la posta potenzialmente indesiderata e/o pericolosa. Il Blocklisting in genere influisce su:

• gli indirizzi IP utilizzati per l'invio;
• i domini utilizzati all'interno del messaggio (sender, envelope from, url, tracking, ecc…).

La presenza di uno o più componenti in blocklist può portare gli ISP (o più in generale i sistemi di filtering) a gestire i messaggi in modo più o meno drastico (bounce, spam, mancata consegna senza feedback).

I principali indicatori di anomalie per una blocklist sono:

• Alto tasso di segnalazioni di spam da parte degli utenti
• Alta frequenza di bounce per indirizzo inesistente
• Invio di messaggi a spamtrap
• Troppi messaggi ricevuti da una fonte (IP/mittente)
• Eccessiva frequenza di contatto in brevi periodi di tempo (es. più messaggi al giorno agli stessi destinatari)

List Management

Acquisizione Contatti

La qualità della lista contatti è molto più importante della quantità. Avere un database di contatti realmente interessati significa aumentare le probabilità che le email vengano aperte e ritenute rilevanti, riducendo i rischi di mancata apertura, di segnalazioni di spam e, quindi, di successivi danni alla reputazione del mittente.
La raccolta dei dati deve sempre avvenire in modo legittimo e con il consenso esplicito degli interessati. I contatti dovrebbero quindi essere sempre acquisiti tramite metodi trasparenti e tracciabili, come form online, partecipazione a eventi, creazione di un account da parte dell’utente, registrazione a webinar, e così via. Usare liste ottenute senza aver raccolto direttamente il consenso non è conforme alle best practice né alla normativa vigente. In particolare, l'uso di liste preconfezionate (acquistate, affittate o ottenute tramite co-registrazione) non è consentito e comporta un alto rischio di includere indirizzi non validi, errati, irraggiungibili o persino spamtrap.
Una spamtrap è un indirizzo email creato appositamente per identificare spammer e mittenti che usano liste di contatti non autorizzate. Se un'email viene inviata a una spamtrap, il mittente può essere segnalato come spammer e finire in blacklist. Viene utilizzata dai provider di posta e dagli anti-spam per mantenere pulite le caselle email. Le spamtrap sono progettate per essere indistinguibili da altri indirizzi e-mail e possono essere trovate su tutti i tipi di reti, compresi i domini aziendali e "freemail". Una spamtrap può essere:

• Recycled Trap: indirizzi email vecchi, inattivi, trasformati in trap dal provider;
• Pristine or Pure Trap: trap native, create dal provider per questo scopo;
• Typo Trap: un indirizzo email creato appositamente con errori di battitura comuni nei domini di posta elettronica (es. *@gmial.com invece di *@gmail.com).

Double opt-in

Per mantenere un database pulito, privo di indirizzi errati o inesistenti, è fondamentale adottare un metodo di iscrizione con double opt-in quando si raccolgono nuovi utenti.
Il double opt-in richiede una conferma di iscrizione tramite l'invio di una email alla casella lasciata dall'utente dove, attraverso un ulteriore click, verrà confermata l'iscrizione. Questo assicura la validità del contatto e il suo reale interesse a ricevere le email. Si tratta del metodo più consigliato per due motivi:

• permette di verificare se un indirizzo email è valido, riducendo il rischio di bounce;
• i contatti raccolti con questo metodo mostrano, nel tempo, un maggior engagement.

Tramite Send è possibile creare form di iscrizione con double opt-in che popolerà direttamente il database in piattaforma (vedi questa sezione della guida).

Captcha

Il CAPTCHA (Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart) è un sistema di sicurezza usato per distinguere gli utenti umani dai bot. Viene impiegato per prevenire spam, frodi e accessi automatizzati.

E' buona prassi attivarlo sul form di iscrizione in modo da evitare fenomeni di list bombing.

Il list bombing è un attacco informatico che consiste nell’iscrivere indirizzi email a servizi o newsletter senza il consenso degli interessati, con l’obiettivo di sovraccaricare le caselle di posta con messaggi indesiderati. I form non protetti da CAPTCHA o da un meccanismo di double opt-in sono particolarmente vulnerabili, poiché permettono l’inserimento nel database di indirizzi raccolti senza autorizzazione. Di conseguenza, ci si può ritrovare con contatti che non hanno mai espresso il proprio consenso, compromettendo la qualità delle liste. L’invio di comunicazioni a questi indirizzi non solo rappresenta un trattamento illecito di dati personali, ma può anche danneggiare la reputazione del mittente: il dominio e gli IP utilizzati rischiano di essere segnalati come spam e inseriti in blocklist.

Creando il form di iscrizione su Send il captcha sarà già attivo di default:

informazione

Da maggio 2022, i nuovi form creati in piattaforma includono l'invisible reCAPTCHA di Google. In questo modo sono automaticamente protetti da un CAPTCHA, senza richiedere alcuna interazione da parte dell’utente finale. Solo nel caso in cui il sistema rilevi un comportamento anomalo che possa indicare che il form non è compilato da una persona, verrà richiesto un test di verifica, come l’inserimento di una combinazione di lettere e numeri o la selezione di immagini contenenti specifici oggetti.

List engagement

Il list engagement è una metrica che misura il coinvolgimento degli utenti, analizzando aperture, click, risposte e interazioni. Un alto engagement indica una lista attiva e interessata, mentre un basso engagement può portare a problemi di deliverability e classificazione come spam. Per migliorarlo, si usano strategie come segmentazione, contenuti personalizzati e pulizia delle liste dagli utenti inattivi (che non aprono/cliccano da molto tempo).
In Plan è possibile segmentare gli utenti in base alle aperture e ai click in un determinato periodo di tempo:

List hygiene

Il list hygiene è la pratica di mantenere pulita e aggiornata la lista contatti rimuovendo periodicamente indirizzi inattivi, errati o spamtrap. Questo riduce il rischio di finire in blacklist e aumenta il tasso di engagement degli utenti, in quando si spedirà solamente ad utenti attivi.
Per aiutare a mantenere una buona reputation, Send:

• Non spedisce a indirizzi sintatticamente errati (che vengono scartati automaticamente in fase di invio).
• Inserisce in blacklist definitiva gli indirizzi che restituiscono Hard bounce (es: mailbox inesistente) e temporanea gli indirizzi che restituiscono Soft bounce (es: casella piena).
• Inserisce in blacklist definitiva gli utenti che restituiscono Feedback Loop (ovvero segnalano come spam la mail inviata).
• Mette a disposizione un sistema di iscrizione/cancellazione automatico.

Cosa può fare il cliente:

• Rimuovere periodicamente dal database gli indirizzi inattivi.
• Rimuovere gli indirizzi sintatticamente errati.
• Rimuovere dal database gli indirizzi già presenti in blacklist.

Per approfondimenti sul funzionamento della blacklist consultare questa sezione della guida.

Inoltre Send mette a disposizione diversi strumenti per la pulizia del DB da utenti in blacklist, errati e disiscritti (consultare la guida a questa pagina).

Contenuti

La brand identity e la coerenza dei contenuti sono due fattori determinanti per spingere il destinatario ad aprire un’email e a non segnalarla come spam:

• un mittente riconoscibile è il primo fattore a determinare l'apertura di un'email (ed evitare di contrassegnarla come Spam);
• la rilevanza e pertinenza del contenuto rispetto a quanto promesso in fase di iscrizione e agli interessi del destinatario sono decisive per ridurre i rischi di email non lette o di segnalazioni Spam.

Ma ci sono anche altri fattori relativi al contenuto e al layout di un messaggio (ciò che compone l'email stessa) che possono danneggiare la Deliverability:

• Contenuto non rilevante: mandare la stessa email a tutti, senza distinzione, danneggia la reputazione del mittente. E' bene dividere i contatti in target in base agli interessi (segmentazione) e inviare email mirate.
• Link sospetti: inserire link non validi o con una cattiva reputazione può danneggiare la capacità dell’email di essere recapitata.
• Peso eccessivo: Se le dimensioni dell'email superano una certa dimensione i filtri antispam si attivano. Il peso ideale è di 60 kb, si consiglia comunque di non superare i 100 kb; oltre i 102 kb Gmail troncherà il messaggio.
• Spammy content: Oggetti che somigliano a slogan di una pubblicità indesiderata, uso del caps lock, parole come "gratis" e un eccesso di punti esclamativi possono attivare i filtri antispam del client di posta.
• Proporzioni testo/immagini: il contenuto deve essere bilanciato tra testo e immagini (la ratio consigliata è 60/40). Le newsletter composte solo da immagini sono sempre sconsigliate, perché percepite come possibile spam dai provider riceventi.
• Link in chiaro: è sempre bene inserire i link su parole o immagini cliccabili piuttosto che per intero nel testo del messaggio.
• Testo alternativo: scegliere sempre come opzione di creazione "HTML con testo alternativo" in modo che il messaggio sia leggibile anche senza immagini. Questo è utile perché viene letto dai filtri antispam.

Unsubscribe

Spingere alla disiscrizione i contatti che non sono più interessati aiuta a prevenire il rischio di segnalazioni Spam da parte degli iscritti e porta benefici sul lungo periodo alla Deliverability: se un contatto non apre più le email perché non più interessato, il client di posta elettronica potrebbe iniziare a spostarle nella casella di posta indesiderata, danneggiando la reputazione del mittente.
Inoltre, se il cliente non trova il link per disiscriversi nel contenuto della mail utilizzerà l'apposita funzionalità del client di posta (list unsubscribe) o segnalerà il messaggio come spam (feedback loop).
E' quindi buona prassi inserire sempre nel footer delle email un link alla disiscrizione ben chiaro e visibile in modo da ridurre il rischio di segnalazioni Spam.

Politica di non disturbo

La definizione di Spam è andata evolvendosi nel corso degli anni. Non sono più considerate spam solo le comunicazioni per le quali non si è dato il consenso, ma tutte le comunicazioni non desiderate perché non pertinenti, non rilevanti o semplicemente troppo frequenti.

La politica di non disturbo è una strategia che limita la frequenza delle email inviate a un utente per evitare le segnalazioni di spam e ridurre il rischio di disiscrizioni. Si basa sull'insieme di una o più regole che gestiscono la quantità e la scansione temporale degli invii.
L'obiettivo è migliorare l'esperienza dell'utente e mantenere alta la reputazione del mittente.
Sulla CDP, in fase di creazione di una pianificazione è possibile impostare una politica di non disturbo in modo da non spedire a contatti già prenotati per altre pianificazioni nello stesso periodo temporale (ad esempio, autorizzare al massimo una consegna al giorno fino ad arrivare a 5 consegne in una settimana). Per sapere come impostarla, vedere la sezione della guida dedicata a questa pagina.

Volumi

E' buona prassi mantenere costanti i volumi di invio, evitando lunghi periodi di interruzione o picchi improvvisi, poiché sono visti con sospetto dai mailbox provider. Se è necessario inviare una comunicazione a un numero di contatti molto più elevato del solito, è consigliabile dilazionare l'invio in più fasi del giorno o su più giorni.
In Send è possibile suddividere automaticamente l'invio tramite una spedizione partizionata: